Le logiciel de comptabilité de production audiovisuelle commence par le devis

La confusion est fréquente et coûteuse, parce qu'elle conduit à acheter le mauvais logiciel. La comptabilité générale enregistre des écritures, tient les journaux, sort une balance et un bilan : elle est réglementée, annuelle, et c'est le travail d'un cabinet ou d'un service dédié. La comptabilité de production, elle, suit le coût de fabrication d'un projet selon le découpage du devis — décors, équipe, matériel, post-production — sur la durée du projet et pas sur celle de l'exercice. Les deux doivent se parler, évidemment : les factures saisies en comptabilité générale sont le réalisé du suivi de production. Mais aucune n'est un sous-ensemble de l'autre, et aucun outil sérieux ne prétend faire les deux à la fois.

Un suivi de coûts n'est jamais meilleur que le devis auquel il se compare. C'est la raison pour laquelle tant de tableaux de bord de production sont justes dans leur arithmétique et faux dans leur conclusion : ils comparent des dépenses réelles à un budget monté en quelques heures sur la base d'un scénario mal dépouillé, où deux décors ont été oubliés et où la figuration a été estimée au doigt mouillé. Dans Soldum, le devis descend du dépouillement : les postes viennent des scènes, des décors, des personnages et des besoins techniques réellement lus dans le scénario. Quand une séquence est coupée ou ajoutée, la ligne concernée bouge — et le suivi se compare toujours à quelque chose qui décrit le film qu'on tourne, pas celui qu'on avait imaginé six mois plus tôt.

Beaucoup d'outils se contentent de deux colonnes, le prévu et le dépensé, et c'est précisément ce qui fait découvrir les dépassements trop tard. Entre les deux vit l'engagé : un devis prestataire accepté, une location confirmée, un contrat signé. L'argent n'est pas encore sorti, la facture n'est pas encore arrivée, mais la décision est prise et le montant n'est plus négociable. Dans Soldum, chaque poste porte ces trois montants, et l'alerte se déclenche sur l'engagé, pas sur le réalisé. La différence est très concrète : un dépassement signalé au moment où l'on valide le devis du loueur laisse le choix entre renégocier, arbitrer ailleurs ou l'assumer ; le même dépassement découvert au dépouillement des factures, trois semaines après le tournage, ne laisse plus rien à décider.

Sur un projet audiovisuel, les salaires et les charges représentent l'essentiel du budget, et ce sont les montants qu'on ne peut pas se contenter de saisir une fois : ils se déduisent des autres. Une journée de tournage ajoutée au plan de travail change le nombre de jours de chaque poste, donc la masse salariale, donc les charges patronales qui se calculent dessus. Soldum rattache les salaires et les cachets aux lignes du devis, compare les montants appliqués aux minima des grilles de la convention collective de la production audiovisuelle, et recalcule les charges à chaque modification au lieu de les figer à leur valeur de la version précédente. Les collaborateurs sont engagés en CDDU, le contrat d'usage des intermittents, dont la durée découle du plan de travail : c'est encore la même chaîne qui sert, du dépouillement au coût.

Le point de friction quotidien d'une comptabilité de production n'est pas le calcul, c'est le rapprochement. Une note de restaurant, une facture de loueur, un bon de commande, une avance en espèces sur le plateau : tout cela arrive à des dates qui n'ont aucun rapport avec le moment de la dépense, sous des libellés qui ne reprennent jamais l'intitulé du poste. Le tri est un travail humain, et il le restera. Ce qu'un outil peut supprimer, c'est la deuxième ressaisie : si le découpage du suivi est celui du devis approuvé, une dépense affectée une fois se retrouve dans l'écart du poste, dans le total du projet et dans l'export destiné au cabinet comptable, sans qu'on l'inscrive trois fois. C'est aussi ce qui rend une question comme « combien nous a coûté la semaine en extérieur ? » répondable sans reconstruire quoi que ce soit.

Un devis de production vit en plusieurs états : la version envoyée en consultation, celle qui revient réduite après négociation, celle qui intègre un jour de tournage supplémentaire demandé en cours de route. Si le suivi de coûts ne sait pas laquelle fait foi, il compare des factures à un budget que plus personne n'assume. Soldum conserve toutes les versions, datées et nommées, mais une seule est approuvée à un instant donné : c'est elle, et elle seule, qui sert de référence au suivi. Les précédentes restent lisibles sans jamais entrer en concurrence avec elle. C'est une règle d'organisation autant qu'une fonctionnalité — elle évite la situation où deux fichiers circulent et où personne ne sait lequel le diffuseur ou le client a validé.

Un projet audiovisuel doit expliquer son coût à plusieurs interlocuteurs qui ne lisent pas le même document. Les coproducteurs veulent l'état d'avancement par poste ; le cabinet comptable veut des montants rapprochables de ses écritures ; un financeur public ou un diffuseur attend un coût définitif présenté selon son propre cadre. Soldum n'invente pas ces formats et ne remplace pas le travail de mise en forme attendu par chaque guichet : ce qu'il fournit, c'est une base chiffrée cohérente et exportable en Excel et en PDF, avec le détail de chaque poste et l'historique des versions qui l'ont précédée. Les règles d'éligibilité, d'agrément et de justification des financements évoluent et dépendent du dispositif : elles se vérifient auprès de l'organisme concerné, pas dans un logiciel.

Le bon choix dépend moins de la taille de la structure que du nombre de projets menés en parallèle et de l'endroit où naît le budget. Un tableur reste imbattable sur un projet unique et court : gratuit, immédiat, modifiable par tout le monde — au prix d'une fiabilité qui repose entièrement sur la discipline de celui qui le tient. Un logiciel de gestion de production ou de comptabilité analytique devient rentable dès qu'on produit en continu et qu'on doit consolider plusieurs projets sur un exercice. Une chaîne intégrée sert un autre cas : celui où l'essentiel du travail est en amont, et où le devis doit descendre du scénario plutôt que d'être ressaisi. Transparence : Soldum édite l'une des solutions décrites ici.

Soldum n'est pas un logiciel de comptabilité générale : il ne tient pas vos journaux, ne produit ni balance ni bilan, et ne remplace pas votre expert-comptable. Il n'est pas non plus un logiciel de paie : il calcule ce que l'équipe coûte, pas ce qu'il faut déclarer ni éditer comme bulletin. Il ne facture pas vos clients, et la trésorerie qu'il suit est celle du film — ce qui est payé, ce qui reste à payer, ce que le devis prévoit encore —, pas celle de votre société. Il ne dit pas ce qui est légal — sur les conventions applicables, les obligations déclaratives ou les conditions d'un financement, votre conseil et l'organisme concerné savent mieux qu'un outil. Et rien n'est modifié dans le projet sans votre accord : les propositions de l'IA passent par une file de validation, avec leurs impacts affichés avant application. Ce que le logiciel supprime, c'est la ressaisie et le désaccord entre le devis et son suivi. Le reste est du métier.

Le test le moins risqué n'est pas un projet fictif mais un projet réel, de préférence terminé : importez son scénario, laissez le devis se construire depuis le dépouillement, puis comparez-le au coût définitif que vous connaissez déjà. C'est la seule manière honnête de juger l'écart entre l'estimation automatique et votre réalité. Les sept jours d'essai gratuit y suffisent. Côté formules, l'abonnement est facturé par compte et non par utilisateur : 49 € HT/mois en Solo pour un projet actif à la fois, 179 € HT/mois en Studio pour des projets illimités et toute l'équipe invitée sans surcoût par membre, avec 25 % de remise à l'engagement annuel. Pour une société qui suit plusieurs productions en parallèle, compter au compte plutôt qu'au siège change le calcul.