La feuille de service est le seul document que toute l'équipe lit vraiment : elle dit à qui, où et à quelle heure se présenter, et ce qui sera tourné dans la journée. Elle se rédige pourtant encore, sur beaucoup de productions, dans un modèle Word recopié d'un tournage à l'autre — donc à la main, la veille au soir, après chaque changement de planning.
Un logiciel de feuille de service supprime cette recopie : les informations existent déjà dans le dépouillement et le plan de travail. Soldum génère une feuille par journée de tournage, la régénère quand le planning bouge, et la distribue à l'équipe par un simple lien.
- Une feuille de service par journée, produite depuis le plan de travail
- Nouvelle version horodatée dès qu'une scène ou une convocation change
- Diffusion par lien : l'équipe n'a pas de compte à créer
- Envoi groupé par e-mail et WhatsApp, avec relance des non-confirmés
À quoi sert vraiment une feuille de service
La feuille de service (call sheet) est la convocation officielle d'une journée de tournage. Elle engage la production : c'est le document qui fait foi sur l'heure d'appel de chacun, le lieu, l'ordre des scènes et les moyens prévus. Sa fonction n'est donc pas d'informer largement, mais de rendre une journée exécutable sans qu'on ait à téléphoner à la production pour vérifier un détail. Une feuille de service ambiguë, incomplète ou périmée coûte des heures de plateau — bien plus cher que le temps qu'on croit économiser en la bâclant.
Ce que contient une feuille de service, et d'où viennent les informations
L'essentiel du contenu d'une feuille de service n'est pas une saisie : c'est une extraction. L'heure de convocation et la fin prévue viennent du plan de travail ; le décor, l'intérieur ou l'extérieur, le jour ou la nuit et le nombre de figurants viennent du dépouillement ; les comédiens convoqués et leurs heures d'appel viennent du croisement des deux. Seules les notes de production — un accès particulier, une consigne de sécurité, un mot du réalisateur — relèvent réellement d'une écriture. C'est cette proportion qui rend la rédaction manuelle absurde : on retape des données qui existent déjà ailleurs dans le projet.
| Rubrique | Renseignée automatiquement | Source de l'information |
|---|---|---|
| Convocation et fin prévue de journée | Plan de travail | |
| Décor et ville du jour | Dépouillement et plan de travail | |
| Scènes du jour (numéro, INT/EXT, jour/nuit, figuration) | Dépouillement | |
| Comédiens convoqués et heures d'appel | Casting et plan de travail | |
| Notes de production | Saisie par la production |
Le vrai problème n'est pas la mise en page, c'est la version
Sur un tournage, une feuille de service n'est presque jamais écrite une seule fois. Un comédien se libère plus tard, un décor se décale, la météo impose d'inverser deux journées : la feuille du lendemain change, et parfois celle de la semaine suivante. Le risque n'est pas de mal la présenter, il est qu'un machiniste arrive à l'heure de la version précédente. Un logiciel de feuille de service se juge donc d'abord sur ce point : il doit régénérer le document à partir de la source, pas laisser cohabiter cinq PDF datés dans une boîte mail. Dans Soldum, chaque modification produit une nouvelle version horodatée, et c'est toujours la dernière que le lien de l'équipe affiche.
Générer les feuilles de service depuis le plan de travail
Dans Soldum, la feuille de service n'est pas un module à part : c'est la sortie d'une journée du plan de travail. Le dépouillement alimente le planning, le planning distribue les scènes en journées, et chaque journée produit sa feuille de service en PDF. Concrètement, vous ne « faites » pas les feuilles de service : vous validez le plan de travail, et elles existent. Le corollaire compte autant — si vous déplacez une scène dans le planning, vous n'avez aucune feuille à reprendre, seulement une version à rediffuser.
Diffuser à l'équipe sans lui demander de créer un compte
Une feuille de service qui exige une inscription n'est pas lue. Soldum diffuse chaque journée par un lien personnel : le destinataire l'ouvre sur son téléphone, voit sa convocation, les scènes du jour et le lieu, et confirme sa présence d'un geste. La production, elle, voit qui a confirmé et peut relancer les seuls non-confirmés, sans repasser la liste à la main. L'envoi se fait en groupe par e-mail et par WhatsApp, et un lien peut être révoqué s'il ne doit plus être accessible.
Modèle Word, export PDF ou chaîne intégrée : comment choisir
Trois façons de produire des feuilles de service coexistent aujourd'hui, et elles ne se distinguent pas par le rendu — toutes sortent un document lisible — mais par ce qui se passe après un changement. Le modèle Word ou tableur est gratuit et parfaitement souple, mais chaque modification du planning s'y ressaisit à la main. Un logiciel de planning avec export PDF supprime la ressaisie du contenu, mais la diffusion et le suivi des confirmations restent souvent hors de l'outil. Une chaîne intégrée relie les trois : source unique, régénération et diffusion suivie. Transparence : Soldum édite l'une des solutions décrites ici.
| Méthode | Sans ressaisie du contenu | Régénérée après un changement de planning | Diffusion et confirmations suivies |
|---|---|---|---|
| Modèle Word ou tableur | |||
| Logiciel de planning avec export PDF | Selon l'outil | Selon l'outil | |
| Soldum (dépouillement, planning et feuilles liés) |
Le jour du tournage : la feuille suit ce qui se passe
Une feuille de service ne meurt pas à 7 heures du matin. La journée avance, des scènes sont tournées, d'autres reportées. Dans Soldum, les scènes déjà tournées sont marquées comme telles sur la feuille consultée par l'équipe : chacun voit où en est la journée sans avoir à demander. C'est ce qui distingue une feuille de service vivante d'un PDF envoyé la veille — et c'est aussi ce qui rend le report d'une scène immédiatement lisible dans le plan de travail du lendemain.
Ce que la feuille de service dit de votre préparation
Une feuille de service se remplit toute seule quand la préparation a été faite en amont : si les scènes du jour manquent de décor, si le casting n'indique pas quel comédien joue quelle séquence, si le plan de travail ne connaît pas les temps de trajet, alors le document sera incomplet quel que soit le logiciel. C'est pourquoi il faut se méfier des outils qui traitent la feuille de service comme un formulaire isolé : ils déplacent le travail sans le supprimer. La bonne question à poser à un logiciel de feuille de service n'est pas « à quoi ressemble le PDF », mais « d'où viennent les champs ».
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une feuille de service de tournage ?
+
C'est la convocation officielle d'une journée de tournage : heure d'appel de chaque personne, lieu, ordre des scènes prévues, comédiens présents et consignes de production. Elle est diffusée à l'équipe la veille et fait foi sur les horaires.
Peut-on faire ses feuilles de service sur Word ou Excel ?
+
Oui, et beaucoup d'équipes le font encore. Le coût n'apparaît pas à la première feuille mais aux suivantes : chaque changement de planning impose de reprendre le document à la main, et rien ne garantit que l'équipe lit la dernière version.
Comment Soldum génère-t-il les feuilles de service ?
+
Chaque journée du plan de travail produit sa feuille de service. Les scènes, décors, figurants et comédiens convoqués viennent du dépouillement et du planning ; seules les notes de production se saisissent. Le document s'exporte en PDF.
Que se passe-t-il quand le planning change après diffusion ?
+
Le plan de travail se recalcule et les journées concernées repartent en nouvelle version horodatée. Le lien déjà envoyé à l'équipe affiche la version à jour : il n'y a pas de second document à renvoyer, seulement une relance à faire si nécessaire.
L'équipe doit-elle créer un compte pour recevoir sa feuille de service ?
+
Non. Chaque personne reçoit un lien personnel, consultable sur téléphone, sur lequel elle confirme sa présence. La production voit les confirmations et peut relancer uniquement les personnes qui n'ont pas répondu ; un lien peut être révoqué à tout moment.
La feuille de service est-elle liée au devis ?
+
Indirectement, mais réellement : elle découle du plan de travail, qui découle du dépouillement — les mêmes données qui alimentent le devis prévisionnel. Une journée ajoutée au planning se voit donc à la fois sur les feuilles de service et sur le budget.
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Page informative décrivant des familles d'outils plutôt que des produits nommés ; les fonctionnalités des solutions du marché évoluent. Soldum édite l'une des solutions décrites. Les marques citées appartiennent à leurs propriétaires respectifs.